¿Por qué es necesario tener un presupuesto anual?
Artículo de Manuel Zúñiga Hita Socio Director de Manzuh
Al pequeño empresario puede parecerle una complicación innecesaria. Puede pensar que su negocio es demasiado pequeño como para tener que hacer este proceso de reflexión que supone el presupuesto. Quizás piense que “todo está en su cabeza” y que lo controla sin muchos problemas. O que todo irá bien “dejando ir” el negocio a su ritmo y asumiendo los cambios que se vayan produciendo en su día a día y en la economía en general.
Pero no es así. Pocos documentos hay que dejen tan tranquilo a un empresario como un buen presupuesto, por lo que su correcta realización puede tener hasta beneficios para la salud. No se extrañe que un día se lo recete su médico de cabecera.
El presupuesto va a ser nuestra guía a lo largo de las actividades que realicemos durante el año, lo que nos va a permitir valorar de forma rápida y certera si podemos o no podemos abordar alguna oportunidad que se nos presente. Pero también si debemos o no tomar medidas porque los acontecimientos no están sucediéndose como habíamos previsto.
Algunas ventajas de tener un presupuesto
Si, tiene muchas ventajas para el día a día de nuestra empresa. Debemos dedicarle tiempo y esfuerzo porque nos traerá cuenta a lo largo del año. Vamos a reflejar algunas de ellas:
Sabemos lo que pasó el año anterior
Aunque parezca mentira, esto es muy importante porque muchos pequeños empresarios no lo saben hasta que tienen que hacer la declaración de la renta y el resto del tiempo se orientan por la “intuición”. Pues bien, es necesario que un empresario tenga intuición para detectar oportunidades y arrojo para meterse en ellas, pero cuando nos ponemos sobre las tareas a realizar, es mejor tenerlo todo por escrito porque la intuición puede jugarnos muchas malas pasadas y que la realidad no coincida con lo que creemos que está ocurriendo. Si se constata a tiempo esta diferencia, habremos tenido suerte, pero si hemos estado un año entero en esta situación, podemos tener problemas.
Aunque también podemos optar por lo que se denomina “presupuesto base cero”, es decir, analizar todo como si no hubiera ocurrido nada antes en la empresa y partir de cero, como si comenzáramos nuestro negocio. Pero si nuestro negocio ya está en funcionamiento, no creemos que sea aconsejable dar la espalda a la realidad que hemos tenido en la empresa puesto que su conocimiento puede proporcionarnos mucha información y muy valiosa.
Será entonces mejor que sepamos lo que pasó, aunque deberemos plantearnos para cada partida qué queremos hacer en el próximo año, no sólo plantear un incremento o disminución de la misma.
Tendremos recogidos los costes de aquellas partidas que más nos preocupan
Pensemos por ejemplo en el personal que tenemos contratado. Sabemos que es un coste importante y que afecta a personas que dependen directamente de nosotros. Si nuestra empresa es de servicios, entonces este factor será crítico y de forma muy probable el que nos traiga de cabeza constantemente. Además, si la empresa tiene algún problema, será la partida más sensible desde el punto de vista de su estabilidad aunque otras, como las materias primas, no puedan tener un aplazamiento de ningún tipo porque entonces se pararía totalmente nuestro negocio.
El presupuesto nos permitirá conocer los importes que debemos dedicar a estas partidas fundamentales para hacer un seguimiento y tomar decisiones de forma acertada.
Los ingresos también cuentan
Aunque siempre se piensa en los costes (que no son lo mismo que los gastos) cuando hablamos de los presupuestos y estamos acostumbrados a que las medidas que se tomen sean de reducción de los mismos, en el presupuesto están, antes incluso, los ingresos que nuestro negocio va a generar. Por lo tanto, tenemos que saber cómo vamos a obtener esos ingresos y esto supone conocer nuestro negocio. Otra vez la intuición puede jugarnos malas pasadas. Pensar que “más o menos” podemos obtener unas cantidades determinadas de nuestras actividades dista mucho de poderlo asegurar y constatar. Esto es lo que haremos cuando confeccionemos el presupuesto: constatar qué cantidades vamos a obtener al hacer nuestras actividades y cuándo.
A partir de ahí, podremos relacionar estos ingresos, con los costes que tendremos que soportar para conseguirlos y llegar a nuestro beneficio, que también podremos anticipar.
La tranquilidad del seguimiento
Una vez confeccionado el presupuesto, podremos abordar nuestras actividades, ver sus resultados y compararlos con lo que habíamos previsto. Si todo entra en los cálculos, llegaremos a ese beneficio que habíamos planificado. Pero si los cálculos no se ajustan a lo que dijimos en un principio, tenemos base para hacer correcciones y ver cómo afectan al resto del año.
Y hay una gran diferencia entre esto y tener un “borrón y cuenta nueva” mensual o semanal o trimestral, según el periodo que adoptemos para “ver cómo vamos”. Esta actividad de revisión debe entrar en una rutina, normalmente mensual, en la que veamos siempre la proyección para lo que nos queda de ejercicio económico. Todo lo que ocurre no le afecta sólo al momento en que ocurre. Con toda seguridad afectará también a los acontecimientos futuros, y tenemos que considerarlo pues de lo contrario, los acontecimientos serán los que lleven nuestro negocio y no nosotros.
Aunque el año haya comenzado ya, o vaya avanzado incluso, siempre será buen momento para hacer este proceso de reflexión del presupuesto si no lo hemos hecho al principio. Podemos hacerlo para el resto del año, aunque queden tres meses solo. O podemos plantear todos los temas para que el próximo año no se nos pase.
En un próximo artículo, daremos algunos consejos para la realización del presupuesto. Pero por el momento, plantéese este ejercicio, ganará tranquilidad y podrá disfrutar más de su empresa.